Waarom iedereen begint met Excel en WhatsApp
Het is gratis, vertrouwd en je hoeft niets in te stellen. De dispatcher zet de orders in een spreadsheet, verdeelt ze over de chauffeurs en stuurt de lijsten naar de groepschat. Met een paar voertuigen is dat snel en overzichtelijk.
De problemen beginnen als het aantal leveringen, voertuigen en mensen die in de spreadsheet werken groeit.
Wat spreadsheet en chat je echt kosten
- Orders raken zoek tussen de spreadsheet, e-mail en berichten.
- Geen beeld van de dag: waar het voertuig is en wat al is afgeleverd, weet je pas na een telefoontje.
- Routes worden op gevoel gepland, voertuigen rijden onnodige kilometers.
- Geen leveringsbevestiging: discussies met klanten draaien om woord tegen woord.
- Alles hangt aan één dispatcher: wordt die ziek of vertrekt die, dan ligt het proces stil.
Spreadsheet en chat tegenover een bezorgplatform
| Spreadsheet + chat | Bezorgplatform | |
|---|---|---|
| Orderaanname | Handmatig uit e-mail, telefoontjes en berichten | Op één plek: website, Excel, API |
| Routes | De dispatcher plant op gevoel | De optimizer verdeelt de leveringen over de voertuigen |
| Waar de voertuigen zijn | Chauffeurs bellen | Op de kaart in realtime |
| Leveringsbevestiging | Een foto in de chat, als niemand het vergeet | Foto, handtekening en naam van de ontvanger in de levering |
| Leveringsstatus | Je vraagt het de chauffeur telefonisch | Zichtbaar voor de dispatcher in het portaal |
| Dagresultaten | Handmatig verzameld | Dagresultaten per voertuig |
| Afhankelijkheid van mensen | Alles zit in het hoofd van de dispatcher | Het proces zit in het systeem, een nieuwe collega is snel ingewerkt |
Signalen dat je uit Excel en WhatsApp bent gegroeid
- Je stelt elke avond handmatig de routes voor morgen samen.
- Over een mislukte levering hoor je van de klant.
- Chauffeurs bellen om het adres of de volgorde van de stops na te vragen.
- Je kunt niet snel zeggen waar een voertuig nu is.
- Een betwiste levering kun je met niets aantonen.
- Een nieuwe dispatcher inwerken duurt lang.
Herken je je bedrijf in drie punten of meer, dan is het tijd om over te stappen.
Wat de overstap oplevert
De leveringen komen in één systeem terecht, de optimizer verdeelt ze over de voertuigen, de chauffeur krijgt de route met de volgorde van de stops in F-Driver en de dispatcher ziet de hele dag op de kaart. Elke levering wordt afgesloten met een foto, handtekening en de naam van de ontvanger.
Aan het eind van de dag heb je resultaten per voertuig, in plaats van een chatgeschiedenis.
Probeer het met je eigen adressen
Laad je leveringen uit Excel en ontvang je eerste geoptimaliseerde route binnen de eerste 24 uur. 14 dagen gratis.
Zo stap je over zonder het werk stil te leggen
- Laad de leveringen uit Excel of CSV, in de vorm waarin je ze nu bijhoudt.
- Koppel je chauffeurs aan F-Driver: de app wordt op hun telefoon geïnstalleerd.
- Houd je GPS-trackers, als je die hebt: ze kunnen worden gekoppeld.
- Werk de eerste dagen parallel met de spreadsheet, daarna zet je die uit.
